記帳代行を依頼するとき、「領収書をまとめて送れば、あとは全部処理してもらえる」と考える方は少なくありません。しかし、領収書で確認できるのは支出の一部です。正しく帳簿を作るには、売上、入出金、カード決済、現金取引、借入金、固定資産などの情報も必要になります。
この記事では、個人事業主が記帳代行へ提出する資料を、取引の種類ごとに整理します。記帳代行の仕組みや依頼範囲から確認したい方は、あわせて個人事業主向け記帳代行の基礎ガイドもご覧ください。
領収書だけでは足りない理由
帳簿には、経費だけでなく売上や資金の動きも記録します。銀行振込で受け取った売上、カードで支払った経費、事業主本人が入れた資金、口座間の振替などは、領収書だけでは判断できません。
また、領収書に日付・金額・店名があっても、購入目的が分からなければ事業上の支出か私的な支出かを判断できない場合があります。記帳代行へ渡す資料では、証拠書類と入出金明細に加え、「何のための取引か」という情報が重要です。
必要資料チェック表
| 区分 | 主な資料 | 確認したい内容 |
|---|---|---|
| 売上 | 請求書控え、領収書控え、売上明細 | 売上日、取引先、金額、入金状況 |
| 仕入・経費 | 請求書、領収書、納品書 | 支払先、内容、事業目的、支払方法 |
| 銀行口座 | 通帳、入出金明細（PDF・CSVなど） | 入出金の相手方と取引内容 |
| カード・電子決済 | 利用明細、決済サービス明細 | 利用日、店舗、購入内容 |
| 現金 | 現金出納帳、現金売上記録 | 現金の増減と残高 |
| 固定資産 | 契約書、請求書、購入明細 | 取得日、金額、使用開始日 |
| 借入金 | 借入契約書、返済予定表、利息明細 | 元本返済と利息の内訳 |
| 年末整理 | 棚卸表、未収・未払の一覧 | 年末時点の在庫・債権・債務 |
すべての事業者に全項目が必要なわけではありません。自分の事業で発生した取引に該当する資料を揃えます。
売上に関する資料
売上資料には、発行した請求書・領収書の控え、レジや予約システムの売上データ、ECモールや決済サービスの明細などがあります。振込手数料やサービス利用料が差し引かれて入金される場合は、口座への入金額だけで売上額を判断できません。差引前の売上と手数料が分かる明細を用意します。
現金売上がある場合は、日々の売上記録やレジ集計も必要です。国税庁は、白色申告でも収入金額や必要経費に関する事項を記帳するよう案内しており、一定の取引は日々の合計額をまとめて記載するなど、簡易な方法も認められています。詳しくは国税庁「個人で事業を行っている方の記帳・帳簿等の保存について」で確認できます。
仕入れ・経費に関する資料
仕入れや経費は、請求書、領収書、納品書、注文メールなどを用意します。資料には購入日、支払先、金額だけでなく、商品・サービスの内容が分かることが望ましいです。飲食代や移動費など、資料だけで事業との関係が分かりにくい支出には、目的や相手先をメモしておくと確認が進みます。
家事と事業が混在する通信費、家賃、車両費などは、全額をそのまま事業経費と決めつけず、事業で使用した範囲を確認できる資料や計算根拠を残します。個別の税務判断が必要な場合は、税務署または税理士へ確認してください。
銀行口座・カード・電子決済の明細
事業に使用した銀行口座は、対象期間の最初から最後まで連続した明細を提出します。入金だけ、経費らしい出金だけを抜き出すと、口座振替や事業主本人からの入金を誤って処理する原因になります。口座のログイン情報を渡す必要はなく、PDFやCSVなど依頼先が指定する形式で共有します。
カード利用明細は支払の確認に役立ちますが、購入内容や税率まで分からないことがあります。明細だけで領収書・請求書の代わりになるとは限らないため、店舗やサービスから受け取った証憑も一緒に保存します。交通系IC、QR決済、通販サイトなどの明細も忘れずに取得しましょう。
年に数回しか発生しない取引の資料
毎月の領収書だけでなく、年末や開業時に必要になる資料があります。前年から継続している事業なら、前年の決算書・収支内訳書や期末残高も確認材料になります。
- パソコン、車両、機械、備品など、事業用資産の購入資料
- 借入金の契約書と返済予定表
- 年末時点の商品・材料などの棚卸表
- 従業員給与、外注費、源泉徴収に関する資料
- 事務所・店舗の賃貸借契約書
- 開業費や事業開始時の残高が分かる資料
国税庁の「帳簿の記帳のしかた―事業所得者用―」には、帳簿の種類、保存書類、記載例が掲載されています。
紙資料と電子データの提出方法
紙で受け取った領収書は、郵送、スキャン、スマホ撮影など、依頼先が対応する方法で提出します。ただし、記帳用に画像を送ることと、法令上の保存要件を満たすことは同じではありません。紙の原本をいつ返却するか、誰がどの方法で保存するかも確認しましょう。
メールやクラウドから受け取った請求書、Webサイトからダウンロードした領収書などは、帳簿書類の保存義務がある事業者は原則として電子データの保存が必要です。印刷物だけ残して元データを削除しないよう注意してください。保存方法は国税庁「電子取引関係」で確認できます。
提出前に行うとよい整理
勘定科目を利用者があらかじめ決める必要があるかは、依頼先によって異なります。日付、支払先、内容、金額などを伝わりやすい形へ整理するだけでも、不明点の往復を減らしやすくなります。
- 資料を月別・支払方法別に分ける
- 同じ資料を紙とデータで重複提出しない
- ファイル名に日付・支払先・金額を入れる
- 私的支出や事業との共用分に印を付ける
- 用途不明の取引だけを一覧にする
- 不足している月や口座を確認する
紛失資料がある場合は、領収書を自作せず、注文履歴、振込記録、メールなど残っている情報を整理し、依頼先へ事実を伝えます。
記帳代行へ依頼する前の確認事項
資料の提出方法だけでなく、サービス範囲も確認します。記帳のみか、不明取引の確認、月次納品、決算に必要な会計データの整理まで含むかで必要資料や料金が変わります。仕訳数の上限、追加料金、修正対応、資料の保管・返却、解約時のデータの受け渡しも見積り時に確認しましょう。
WorkLifeSupportのサービス案内でも、対象となる業務や申込方法を確認できます。自分の資料で対応可能か分からない場合は、契約前に資料の種類と量を伝えて確認すると安心です。
記帳代行の必要資料に関するFAQ
領収書だけ送れば記帳できますか？
領収書だけでは売上、銀行入出金、カード決済などを確認できません。取引内容に応じて、事業で使用した口座・決済サービスの明細や売上資料も必要です。
カード利用明細があれば領収書は不要ですか？
利用明細だけでは購入内容や税率などが分からない場合があります。店舗等から受け取った請求書・領収書も保存し、依頼先の案内に従って提出してください。
紙の原本を郵送する必要がありますか？
対応方法は依頼先によって異なります。画像提出で記帳できる場合でも、原本の保存方法と返却時期を確認してください。
領収書を紛失した場合はどうすればよいですか？
振込記録、注文履歴、メールなど残っている資料を集め、取引内容を説明できるようにします。これらの資料があっても経費として認められるとは限らないため、個別判断が必要な場合は税務署または税理士へ相談してください。
まとめ
記帳代行では領収書だけでなく、売上資料、口座・カード明細、現金取引、固定資産や借入金の資料も必要です。まず取引経路を一覧にし、依頼先へ資料の種類と量を伝えると、見積りや作業開始までのやり取りが進みやすくなります。
本記事は一般的な情報提供を目的としています。必要資料や保存方法は取引内容により異なります。個別の税務判断は所轄税務署または税理士へご相談ください。
