記帳代行へ依頼するときは、領収書だけを渡せば終わるとは限りません。売上を確認する請求書や入金明細、預金口座・カードの利用明細、契約書などをそろえることで、帳簿の漏れや二重計上を防ぎやすくなります。
この記事では、個人事業主・フリーランスが記帳代行へ提出する資料と、領収書を紛失した場合に確認したい代替資料、電子データの保存方法を整理します。
記帳代行に必要な資料
売上を確認する資料
- 発行した請求書・納品書・売上明細
- ネットショップ、決済サービス、予約サイト等の売上レポート
- 銀行口座への入金明細
- 現金売上を記録した日報・レジ締め資料
請求日と入金日が異なる取引は、請求書と入金明細の両方が必要です。振込手数料や決済手数料が差し引かれている場合は、売上と手数料を分けて確認します。
経費・仕入を確認する資料
- 領収書・レシート
- 仕入先や外注先から受け取った請求書
- クレジットカード・決済サービスの利用明細
- 契約書、注文書、納品書、メールの注文確認
カード会社の利用明細だけでは、購入した品目や税率、インボイスの記載事項まで確認できない場合があります。購入先が発行した領収書、利用明細、請求書も保存してください。
預金・借入・固定資産の資料
- 事業に使用したすべての通帳・インターネットバンキング明細
- 借入金の返済予定表
- 車両、パソコン、設備等の購入資料
- 前年の確定申告書、青色申告決算書または収支内訳書
領収書がないときに確認する資料
領収書を紛失したからといって、支出の事実まで自動的になくなるわけではありません。ただし、経費として処理できるかは、事業との関係、支払先、日付、金額、内容を客観的に説明できる資料があるかを含めて判断します。
まず、再発行の可否を購入先へ確認します。再発行できない場合は、請求書、納品書、注文メール、振込記録、カード明細、交通系ICの利用履歴など、取引の裏付けになる資料を集めます。現金払いで資料がないときに自分でメモを作る場合も、メモだけで経費性が保証されるわけではありません。
電子で受け取った請求書はデータで保存する
メール添付のPDF、ECサイトから取得した領収書、クラウドサービスの請求書など、電子で授受した取引情報は、電子取引データとして保存が必要です。紙に印刷したものだけを残すのではなく、元のデータを検索できる状態で保存します。
提出前のチェックリスト
- すべての売上経路を一覧にしたか
- 事業で使った口座・カードを漏れなく提出したか
- カード明細と購入先発行の証憑をそろえたか
- 私用支出を区別できるようにしたか
- 内容不明の入出金へ説明を付けたか
- 電子請求書を元データのまま保存したか
資料がそろっているほど、確認の往復を減らして帳簿作成を進めやすくなります。
よくある質問
領収書がない支出は必ず経費にできませんか？
一律には決まりません。支出の事実と事業との関係を確認できる代替資料を集め、個別判断が必要な場合は税理士または税務署へ相談してください。
カード明細だけで十分ですか？
購入内容や税率、インボイスの記載事項を確認できない場合があります。購入先が発行した領収書や請求書も保存してください。
私用口座の明細も必要ですか？
私用口座で事業の売上受取や経費支払を行った場合は、その取引を確認できる範囲の明細が必要です。
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必要経費、仕入税額控除、証憑の保存要件は取引内容や課税方式により異なります。個別の税務判断は税理士または所轄税務署へご相談ください。
出典
- 国税庁「個人で事業を行っている方の記帳・帳簿等の保存について」（更新日記載なし／2026年9月5日確認）
- 国税庁「帳簿の記帳のしかた」（更新日記載なし／2026年9月5日確認）
- 国税庁「クレジットカード会社からの請求明細書」（更新日記載なし／2026年9月5日確認）