個人事業主が電子帳簿保存法で最初に確認すべきことは、「すべての紙をスキャンすること」ではありません。メール、クラウドサービス、ECサイトなどで受け取った請求書や領収書を、電子取引データとして保存することです。
電子帳簿保存法の3つの区分
電子帳簿保存制度は、大きく次の3つに分かれます。
- 会計ソフト等で作成した帳簿・書類をデータで保存する電子帳簿等保存
- 紙で受け取った書類をスキャンして保存するスキャナ保存
- 電子メールやウェブで授受した取引情報をデータで保存する電子取引データ保存
電子帳簿等保存とスキャナ保存は、要件を満たして利用する制度です。一方、所得税法等で保存義務がある方が電子取引を行った場合、その取引データの保存が必要です。
電子取引に該当する例
- メールに添付されたPDF請求書
- ECサイトからダウンロードした領収書
- クラウド請求書サービスで受け取った請求書
- インターネットバンキングの振込明細
- カード会社のウェブ明細
- アプリ内で受け取った利用明細
画面で確認できるだけでは、保存期間中に閲覧できなくなる可能性があります。サービスの保存期間を確認し、必要なデータをダウンロードしましょう。
紙へ印刷するだけでよい？
電子取引で受け取ったデータは、原則としてデータのまま保存します。印刷した紙を補助的に利用しても、元の電子データを削除しないようにします。
紙で受け取った領収書は、従来どおり紙で保存できます。スキャナ保存を利用する場合は、解像度、入力期間、訂正削除の管理など所定の要件を確認します。
保存ファイルを探せる状態にする
取引日、金額、取引先からデータを検索できるようにします。会計ソフトや文書管理システムの検索機能を使うほか、国税庁が公開する索引簿の例を参考にする方法もあります。
小規模事業者には検索要件の一部が不要となる措置がありますが、税務職員からの求めに応じてデータを提示・提出できる状態などの要件があります。自分が該当するかを確認してください。
実務で続けやすい保存手順
- 電子取引を受け取る場所を一覧にする
- 月ごとの保存フォルダを決める
- ファイル名を「日付_取引先_金額」に統一する
- 会計ソフトの仕訳と証拠資料をひも付ける
- 定期的にバックアップする
- 解約予定サービスから必要データを出力する
保存だけ行っても、帳簿へ正しく記帳されていなければ申告数字へ反映されません。
FAQ
スマホで撮影した領収書だけ残せば紙を捨てられますか？
紙原本を廃棄するにはスキャナ保存の要件確認が必要です。撮影しただけで直ちに廃棄できるとは限りません。
カード明細だけ保存すれば十分ですか？
購入内容や税率を確認できないことがあります。利用先の領収書・請求書も保存してください。
保存期間は何年ですか？
申告方法や資料の種類により5年または7年など異なります。国税庁の保存期間表で確認してください。
注意：電子保存の適用可否は、受領方法、システム、事業規模等で変わります。所轄税務署または税理士へご確認ください。
出典
- 国税庁「電子帳簿等保存制度特設サイト」更新日記載なし／確認日2026年9月3日
- 国税庁「パンフレット（過去の主な改正を含む）」2026年6月版資料掲載／確認日2026年9月3日
- 国税庁「電子帳簿保存法一問一答（電子取引関係）」更新日記載なし／確認日2026年9月3日
- 国税庁「参考資料（各種規程等のサンプル）」更新日記載なし／確認日2026年9月3日