個人事業主の記帳代行とは、領収書・請求書・通帳などの資料をもとに、日々の取引を会計ソフトへ入力し、帳簿を作成する業務を外部へ依頼するサービスです。本業に集中したい、記帳が遅れがち、確定申告前に慌てたくない方に向いています。
この記事では、記帳代行へ依頼できることと依頼できないこと、メリット・注意点、サービス選びで確認したいポイント、利用前に準備する資料を分かりやすく解説します。
記帳代行とは
記帳とは、売上や仕入れ、経費、入出金など、事業で発生した取引を帳簿へ記録することです。記帳代行では、事業者から預かった資料を整理し、取引日・金額・勘定科目などを会計ソフトへ入力して帳簿を作成します。
国税庁は、1年間の所得を正しく計算して申告するため、日々の取引を記帳し、帳簿や書類を一定期間保存する必要があると案内しています。青色申告だけでなく、事業所得などがある白色申告者にも記帳・保存が必要です。詳しくは国税庁「記帳や帳簿等保存・青色申告」をご確認ください。
記帳代行へ依頼できる主な業務
領収書・請求書・通帳などの整理
紙の領収書、請求書、銀行明細、クレジットカード明細、売上データなどを月ごと・取引ごとに整理します。資料の提出方法は、郵送、スキャン、スマートフォン撮影、クラウド共有など、サービスによって異なります。
会計ソフトへの仕訳入力
資料に記載された日付、金額、取引先、取引内容を確認し、会計ソフトへ仕訳を入力します。銀行口座やカードを会計ソフトと連携している場合でも、自動取得された取引の確認や科目修正が必要になることがあります。
帳簿・集計資料の作成
入力内容をもとに、仕訳帳、総勘定元帳、現金出納帳、経費帳などを作成します。毎月記帳すれば、売上や経費の状況を把握しやすくなり、確定申告前に1年分をまとめて処理する負担も減らせます。
確定申告に必要な会計データの準備
年間の記帳を完了し、確定申告へつなげられる会計データを整えます。ただし、税務代理、税務書類の作成、個別の税務相談は税理士等に限られる業務です。確定申告まで依頼したい場合は、税理士が担当する体制になっているか確認しましょう。国税庁の「税理士制度について」でも、税理士業務の範囲が案内されています。
記帳代行と経理代行・税理士の違い
| 依頼先・サービス | 主な業務 | 確認したい点 |
|---|---|---|
| 記帳代行 | 資料整理、仕訳入力、帳簿作成 | 対応ソフト、提出方法、修正対応 |
| 経理代行 | 記帳に加え、請求・支払管理など経理業務全般 | どの業務まで含まれるか |
| 税理士 | 税務代理、申告書作成、税務相談など | 記帳料金と申告料金の範囲 |
名称だけで判断せず、「毎月の記帳だけ」「確定申告まで」「請求・支払管理も必要」のように、任せたい範囲を先に決めることが大切です。
個人事業主が記帳代行を利用するメリット
本業へ使える時間を増やせる
領収書を確認して入力し、残高を合わせる作業は、取引が増えるほど時間がかかります。定型的な記帳を外部へ任せれば、営業、制作、顧客対応など、売上につながる仕事へ時間を使いやすくなります。
記帳の遅れを防ぎやすい
毎月決まった時期に資料を提出する流れを作ることで、未処理の領収書や明細がたまりにくくなります。資料不足にも早めに気づけるため、確定申告直前の確認作業を減らしやすくなります。
数字を定期的に確認しやすくなる
帳簿が更新されていれば、売上、経費、利益、入出金の変化を確認できます。ただし、経営分析や資金繰り相談まで含まれるとは限らないため、必要なレポートや相談範囲は契約前に確認してください。
利用前に知っておきたい注意点
- 資料提出は必要：代行を利用しても、領収書や明細をそろえる作業は事業者側に残ります。
- 対応範囲が異なる：記帳、申告、給与計算、請求管理など、含まれる業務はサービスごとに違います。
- 情報管理の確認が必要：口座明細や取引先情報を渡すため、共有方法、アクセス権限、データ保管方法を確認しましょう。
- 税務判断は税理士へ：申告書作成や具体的な税務相談が必要な場合は、税理士が担当するかを確認しましょう。
記帳代行が向いている個人事業主
- 本業が忙しく、毎月の記帳が後回しになっている
- 領収書や明細が多く、自分で整理する時間が取れない
- 会計ソフトの操作や勘定科目の判断に負担を感じる
- 確定申告前にまとめて作業する状態を改善したい
- 経理担当者を雇うほどではないが、定期的な記帳体制が必要
一方、取引件数が非常に少なく、会計ソフトへの入力を無理なく継続できる方は、自分で記帳した方が費用を抑えられる場合があります。
記帳代行サービス選びで確認したいポイント
1．依頼できる業務範囲を確認する
資料整理、仕訳入力、帳簿作成、確定申告との連携など、どこまで含まれるかを確認します。「記帳代行」という同じ名称でも、サービス内容は同じとは限りません。
2．追加料金の条件を確認する
月額料金だけでなく、仕訳数、資料枚数、口座数、修正回数、急ぎ対応、年度途中からの依頼などで追加料金が発生するか確認しましょう。料金表にない作業の扱いも事前に聞いておくと安心です。
3．資料の提出方法が続けやすいか確認する
スマートフォンで撮影して送れるか、郵送が必要か、クラウド共有に対応しているかを確認します。毎月無理なく続けられる方法でなければ、資料提出そのものが滞ってしまいます。
4．確定申告時の担当体制を確認する
記帳後のデータを自分で申告に使うのか、提携税理士へ引き継ぐのか、申告まで同じ窓口で依頼できるのかを確認します。担当者と税理士の役割が明確なサービスを選びましょう。
5．データの受け取り方を確認する
契約終了時に帳簿や会計データを受け取れるか、どの形式で提供されるかも確認しておきましょう。将来、自分で記帳する場合や別の依頼先へ変更する場合に重要です。
利用開始前に準備しておきたい資料
- 事業用の銀行口座・クレジットカード明細
- 売上に関する請求書、入金明細、決済サービスの売上データ
- 仕入れ・経費の請求書、領収書、レシート
- 現金取引の記録
- 借入金、固定資産、開業費などに関する資料
- 過去の確定申告書や青色申告決算書
- 使用中の会計ソフトや現在の記帳状況
マイナンバーなど特に慎重な取扱いが必要な情報は、通常のメールや問い合わせフォームへ添付せず、依頼先が指定する安全な方法で提出してください。
メールやWebで受け取った請求書・領収書などの電子取引データは、一定の要件に従って電子データのまま保存する必要があります。詳細は国税庁「電子取引関係」をご確認ください。
相談から利用開始までの一般的な流れ
- 現在の記帳状況と依頼したい業務を伝える
- 対応範囲、料金、納期、確定申告時の担当者を確認する
- 契約後、資料の提出方法と提出時期を決める
- 領収書や明細などを定期的に提出する
- 内容が不明な取引について、依頼先からの質問に回答する
- 帳簿や会計データを受け取る
- 必要に応じて税理士へ確定申告を依頼する
開始前に、過去分の未処理があるか、いつまでに帳簿が必要かを伝えると、見積りや作業範囲の行き違いを防ぎやすくなります。
WorkLifeSupportの料金と依頼範囲
WorkLifeSupportは、年商1,000万円以下の個人事業主・フリーランスを中心とした全国対応のオンライン記帳代行サービスです。領収書・請求書・通帳明細・売上資料などはスマートフォンで撮影して提出でき、PDFなどのデータはそのまま提出できます。当社が用意した会計ソフトへ記帳するため、お客様による会計ソフトの操作は不要です。
- 年間売上高600万円以下：帳簿作成 月額7,700円
- 年間売上高600万円超～1,000万円以下：帳簿作成 月額9,900円
- 年間売上高1,000万円超：別途見積もり
- 確定申告代行：年間売上高600万円以下は33,000円、600万円超～1,000万円以下は55,000円、1,000万円超は別途見積もり
- 消費税申告代行：年間売上高600万円以下は追加料金なし、600万円超～1,000万円以下は33,000円、1,000万円超は別途見積もり
- 帳簿作成料金は月額・税込価格
- 確定申告・消費税申告の料金は1回分・税込価格
- 標準サービスの範囲では、仕訳数・資料枚数による追加料金なし
- 確定申告は別料金で、帳簿作成をご依頼の方が対象。申告業務を受任した提携税理士が担当
毎月の取引量だけでなく、年間売上高で料金区分が決まるため、まずは自分の区分を確認すると比較しやすくなります。帳簿作成と確定申告を分けて総額を確認したい方は、年間売上高別の帳簿作成・確定申告料金を見るから、該当する欄をご確認ください。
記帳代行についてよくある質問
白色申告でも記帳は必要ですか？
はい。国税庁は、事業所得、不動産所得、山林所得を生ずべき業務を行う白色申告者にも、帳簿への記載と帳簿・書類の保存が必要と案内しています。
領収書はスマートフォンで撮影して送れますか？
WorkLifeSupportでは、領収書・請求書・通帳明細・売上資料などをスマートフォンで撮影して提出できます。PDFなどのデータはそのまま提出可能です。ただし、原本や電子データの保存要件がなくなるわけではないため、必要な資料の保存は継続してください。
記帳代行を頼めば確定申告も自動的に含まれますか？
必ずしも含まれません。WorkLifeSupportでも、帳簿作成と確定申告は別料金です。確定申告をご依頼の場合は、申告業務を受任した提携税理士が内容を確認し、申告書の作成から電子申告まで担当します。確定申告のみのご依頼は受け付けていません。
年度の途中や記帳がたまった状態でも相談できますか？
WorkLifeSupportでは年度途中や過去分の記帳も相談できます。年度途中から開始する場合、すでに経過した月の料金はまとめてお支払いいただきます。未処理の期間や資料の状態により案内が異なるため、事前のお打ち合わせで対象期間と必要資料をご確認ください。
まとめ
記帳代行は、日々の仕訳入力と帳簿作成を外部へ任せ、本業に使える時間を確保したい個人事業主にとって選択肢の一つです。選ぶときは、料金の安さだけでなく、業務範囲、追加料金、資料提出方法、情報管理、税理士との連携を確認しましょう。
本記事は一般的な情報提供を目的としています。個別の税務判断や申告については、所轄税務署または税理士へご相談ください。
